Influyentes Cantabria

¿Por qué cae la productividad? Algo falla cuando todos estamos tan ocupados y no se logran los resultados necesarios

Reuniones personales, reuniones virtuales. Infinitos canales de comunicación: Teams, Meet, Zoom, WhatsApp, Telegram, interminables hilos de correo electrónico y, pese a toda esta vorágine comunicativa,  los niveles de productividad son hoy un 6,6% menores que al inicio de la crisis. “Cuando las personas creen que están realizando múltiples tareas, simplemente están cambiando de una tarea a otra rápidamente. Y cada vez que lo hacen, hay un costo cognitivo”, explica el neurocientífico de MIT Earl Miller. El multitasking y las reuniones sin objetivo, fines concretos y tiempos medidos, son dos de los mayores enemigos de la productividad y hoy lo abordamos en Influyentes. Vemos qué está ocurriendo para que la productividad no aumente y algunas maneras de corregirlo.

Las empresas están tratando de recuperar el ritmo perdido desde los inicios de 2020. Uno de los focos es el de la productividad. Los cierres y las reducciones de movilidad propiciaron una parada en la actividad que justificó incentivos de liquidez nunca vistos.

Esto, unido a un entorno muy reducido de coste de la deuda y a un rebote rápido de la economía, ha llevado a inflaciones de precios del 6%.

A esto se suma el incremento de los costes para las empresas es a todos los niveles: materias primas, energía, transporte e, incluso, personal.

En este contexto de mayores costes y menos productividad laboral, las empresas necesitan aprovechar la oportunidad para buscar eficiencias y seguir invirtiendo en ganar competitividad. De lo contrario, se perdería  más rentabilidad y sostenibilidad a largo plazo.

En España, a pesar de que que el empleo ha recuperado las cifras previas a la crisis del coronavirus, la actividad sigue por debajo, lo que revela que con el mismo nivel de empleo, la productividad es un 6,6% menor que al inicio de la crisis.

Pero entonces, ¿qué está ocurriendo? ¿Por qué estando todo el día ocupados, no se logran los resultados necesarios?

Muchas organizaciones abordan estos problemas rediseñando quién hace qué y quién reporta a quién. Este ejercicio suele enfocarse casi obsesivamente en las relaciones de mando verticales y rara vez resuelve lo que, según la experiencia de McKinsey, es la enfermedad subyacente: el mal diseño y ejecución de las interacciones de colaboración.

Sobran herramientas para generar la interacción ahogados en la tecnología de  interacción virtual en tiempo real: desde Zoom hasta Meet o Teams, además de los mensajes de texto grupales, Telegram, WhatsApp y todo lo demás.  Por no hablar de los interminables y tediosos hilos de correo electrónico.

¿El problema?

Interactuar es más fácil que nunca, pero no lo es la colaboración verdadera, productiva y creadora de valor. Y lo que es más, cuando se produce una colaboración de ese tipo, su calidad se deteriora. Esto hace que se desperdicien recursos valiosos, ya que cada minuto que se dedica a una interacción de poco valor resta tiempo que podría utilizarse para actividades importantes, creativas y potentes.

Una reciente encuesta de McKinsey ha descubierto que el 80%  de los ejecutivos estaban considerando o ya estaban implementando cambios en la estructura y la cadencia de las reuniones, en respuesta a la evolución de la forma de trabajar de las personas debido a la pandemia de la COVID-19. La mayoría de los ejecutivos dicen que, con frecuencia, se descubren perdiendo demasiado tiempo en interacciones sin sentido que agotan su energía y producen una sobrecarga de información.

¿Qué se puede hacer?

McKinsey ha detectado  que es posible mejorar rápidamente las interacciones de colaboración al clasificarlas por tipo y realizar algunos cambios en consecuencia.

Observan  tres grandes categorías de interacciones de colaboración:

  • Toma de decisiones, incluidas las decisiones complejas o inciertas (por ejemplo, las decisiones de inversión) y las decisiones rutinarias transversales (como los reportes trimestrales de la empresa).
  • Soluciones creativas y coordinación, incluidas las sesiones de innovación (por ejemplo, el desarrollo de nuevos productos) y las sesiones de trabajo rutinarias (como las reuniones cotidianas).
  • Intercambio de información, incluyendo la comunicación unidireccional (vídeo, por ejemplo) y la comunicación bidireccional (como las asambleas públicas tipo town halls con preguntas y respuestas).

Son cada día más las empresas que empiezan a darse cuenta de la urgencia de impulsar una “eficiencia despiadada en las reuniones y de cuestionar si son realmente necesarias para compartir información. Muchas empresas están pasando a celebrar reuniones más cortas (de 15 a 30 minutos) en lugar de las reuniones estándar de una hora, con el ánimo de impulsar la concentración y la productividad.

Algunos ejemplos

  • Netflix lanzó un esfuerzo de rediseño para mejorar drásticamente la eficiencia de sus reuniones, lo que dio lugar a un protocolo de juntas muy controlado. Las reuniones no pueden durar más de 30 minutos. Las juntas para compartir información en un solo sentido deben ser canceladas en favor de otros mecanismos como un memo, un podcast o un vlog. El intercambio de información bidireccional durante las reuniones se limita haciendo que los asistentes revisen los materiales por adelantado, para sustituir las presentaciones por preguntas y respuestas. Los primeros datos muestran que Netflix ha conseguido reducir el número de reuniones en más de 65 por ciento, y más del 85 por ciento de los empleados están a favor de este enfoque.
  • En Japón, el “Work Life Choice Challenge” de Microsoft adoptó una semana laboral de cuatro días, redujo el tiempo que los empleados pasan en reuniones y aumentó la productividad en un 40%.
  • Shopify utiliza los “miércoles sin reuniones” para que los empleados puedan dedicar tiempo a los proyectos que les apasionan y para promover el pensamiento creativo.

Todos los líderes de todas las organizaciones deberían hacerse las siguientes preguntas antes de asistir a cualquier reunión: ¿Para qué es esta reunión? ¿Cuál es mi función? ¿Puedo acortar esta reunión limitando el intercambio de información en directo y enfocándome en el debate y la toma de decisiones?

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