A principios del siglo XX el biólogo Karl Ludwig von Bertalanffy formuló la teoría general de los sistemas, donde fundamentó las características de interrelación y dependencia entre ellos como sistemas abiertos. Hasta entonces los sistemas se estudiaban por separado y la suma de las partes se valoraba solo como un todo único. Para ser sostenibles en el tiempo, las compañías están añadiendo el factor social a la función económica principal de obtener beneficios. Para alcanzar los objetivos que antes parecían divergentes, las empresas se están aliando entre ellas y también con otras organizaciones sin animo de lucro o similares, para diseñar y aplicar con éxito también políticas no solo de RSG.
Los sistemas abiertos son los conjuntos y procesos que fomentan una relación relativamente constante con el contexto en que están funcionando. La comprensión de los sistemas abiertos resulta ser más eficiente cuando no se estudian de forma global. Está cada vez más interiorizado que la forma de los sistemas estratégicos no solo dependen de la operativa interna. En las organizaciones más eficientes aspectos clave como la gestión de procesos, se deben evaluar y corregir en un corto plazo utilizando rápidamente los feedback externos. Aunque el origen de la teoría de los sistemas tiene mas de cien años, los fundamentos de algunas de sus premisas siguen en vigor. En las premisas de la teoría me permito añadir un pequeño análisis de cómo pueden estar afectando los sistemas abiertos en algunos lugares.
Premisa 1. Cada sistema existe dentro de distintos sistemas más grandes
La empresa es un sistema que proporciona y recibe feedback de los entes más cercanos. Por ejemplo, las estrategias de la competencia o las tendencias del mercado obligan a ser más rápidos. Antes, los periodos de los planes estratégicos se proyectaban con periodos de 2 o más años. La herramientas de equipos ágiles para algunos proyectos hoy se centran en periodos de menos de un año. Los trabajos más concretos en equipos más transversales, a la vez, se planifican para semanas o meses.
Hemos visto en recientes crisis que unas compañías se ven mas afectadas que otras según el sector en el que operan. Sucede por ejemplo en los sectores de los artículos de primera necesidad. En momentos de peor coyuntura estos se ven menos afectados que otros menos imprescindibles, como son el sector de los viajes o el lujo. La economía colaborativa también es un buen ejemplo de unos sistemas dentro de otros mayores.
Premisa 2. Los sistemas son abiertos en un proceso de cambio continuo
Los cambios que suceden en las organizaciones afecta, no solo a nuestro entorno mas próximo, si no que también repercuten en sistemas que están muy lejos de donde vivimos. Las empresas como sistemas abiertos crecen mientras innovan. No es lo mismo una organización al inicio a cuando, con el paso del tiempo, va transformándose hasta poder dominar un mercado concreto. Han tenido que pasar años o décadas con cambios en las tendencias, en los modelos de negocio, en las estrategias, etc.
Los sistemas abiertos que mas afectan a las empresas vinculados a la visión periférica son :
- El talento que se incorpora a la organización.
- Las obligaciones de sostenibilidad, normas de calidad, regulaciones.
- Agrupaciones, asociaciones.
- Formación, consultores, consejeros.
- Centros tecnológicos, clúster, etc.
Premisa 3. Las funciones de un sistema dependen mayoritariamente de su estructura
Las empresas, desde que son fundadas, son sistemas abiertos que además crean sostenibilidad en el lugar donde trabajan. Todos los sistemas de por si son abiertos porque están vivos. La Cultura es una de las estructuras que más afecta a esta premisa. La interacción entre los componentes de una organización y estos a su vez con otros externos son los que hacen desarrollar flujos de valor. Las alianzas y colaboraciones entre organizaciones ayudan a alcanzar una estrategia híbrida. Por ejemplo, los adelantos científicos han afectado a innovaciones que se lanzaban al mercado sin éxito en sistemas que no estaban preparados. Son famosos los ejemplos de productos que se lanzaron antes de tiempo y el mercado no los utilizo hasta pasados años o décadas. La estructura como contexto y cultura va cambiando en cada espacio temporal.
Una denominación de sistema híbrido es el de un conjunto de elementos con propósito y con relaciones de interdependencia que le confieren entidad propia, para conseguir beneficios y alcanzar un objetivo social positivo. A las tres premisas de la teoría de sistemas, visto con el tiempo, tal vez hoy Bertalanffy valoraría añadir una cuarta vinculada a los cambios que han surgido con la revolución digital . La tecnología ha propiciado nuevos sistemas abiertos gracias a las conexiones en red. Los sistemas que antes se generaban con pequeños cambios con la disrupción digital, han incrementado las oportunidades en sectores tan diferentes como la medicina, la energía o la industria.
La conexión en red ha permitido ampliar los objetivos híbridos. Por ejemplo vemos que el metaverso es una continuación del proceso digital de las comunicaciones que propició la llegada de internet. Primero la red nos permitió a las personas compartir texto. Después imágenes y videos y así hasta llegar a diseñar un nuevo sistema abierto, donde poder relacionarnos con otras personas en el espacio del metaverso. Podemos afirmar que la tecnología ha sido fundamental para formar espacios abiertos más sofisticados.
Los expertos han comentado muchas veces que los servicios y productos aumentan de valor cuando se aplican estrategias de diferenciación o segmentación. Es cuando las compañías intentan hacerse únicas para tener un nicho mas difícil de batir por la competencia. También las técnicas operativas que hace unas décadas solo las utilizaban algunas grandes empresas se han democratizado para llegar a muchas pymes o startups . Con el acceso digital, las pequeñas empresas han podido acceder fácilmente y a un menor costo a nuevos desarrollos e innovaciones.
A la vez, la diversidad de sistemas abiertos que se presentan han supuesto una ampliación de los riesgos. La gestión del riesgo ha pasado al nivel de preocupación mas importante, entre otros motivos, debido a un mayor numero de fuentes o inputs externos. Son los casos de la ciberseguridad, las nuevas alternativas de financiación, las obligaciones de sostenibilidad, etc. Hace décadas las opciones estratégicas o de riesgo al que se enfrentaban los directivos eran más limitadas. Ahora la visión de largo plazo se esta reemplazando por sistemas ágiles, donde los procesos y los objetivos se estudian para tiempos más pequeños. En el pasado cambiar el modelo de negocio, las gamas de productos o la política de expansión resultaba complicado y los periodos de tiempo eran mayores. Por ejemplo, ahora la impresión 3D facilita crear prototipos mas rápidos y baratos. También diseñar un producto mínimo viable PMV, permite a los emprendedores en su fase inicial comenzar con unos mínimos.
Los sistemas de dirección por proyectos permiten a los equipos fomentar la participación y ampliar el rango de propuestas. Lo vemos en la gran cantidad de productos y servicios que se lanzan cada año al mercado. En el caso del sector de la alimentación siempre se han producido artículos solo para alimentar y nutrirnos. Ahora muchos alimentos integran además características relacionadas con otros sectores como el de la salud, el deporte, etc.
Hay otros sistemas abiertos importantes que se están aplicando en entornos económicos eficientes, como son los sistemas de información, los sistemas de gestión o los sistemas colaborativos. Rachel Botsman, en su libro ‘’What’s mine is yours: The raise of collaborative comsumption’’, resume en 3 los sistemas relacionados con la economía colaborativa.
- Sistema producto-servicio. Productos y servicios que se tenían en propiedad, cambian para convertirse en otros que se pagan por su uso. Por ejemplo cds vs Spotify.
- Sistemas de redistribución. Cuando un producto ya no es utilizado o no es necesario, se recicla y se pone de nuevo a la venta. Por ejemplo la venta online de artículos de segunda mano
- Sistemas de vida colaborativos. Sistemas para compartir recursos, habilidades, etc. Ejemplo el mecenazgo.
Aunque pagar por uso no es una novedad, la digitalización ha permitido mejorar la eficiencia en muchos sectores maduros. Los servicios de compartir habitación en los hoteles o coche con los taxis ya estaba desarrollado antes del nacimiento de internet. Los sistemas de economía colaborativa tampoco han sido un descubrimiento reciente. Algunas empresas o profesionales se unieron en el siglo pasado para beneficiarse de unas estrategias de colaboración concretas. Es el caso de importantes cooperativas que agrupan a empresas de todo tipo o denominaciones de origen, como son los ejemplos de éxito de las marcas Rioja o Ribera del Duero.
Para saber que sistemas abiertos se pueden aplicar en las organizaciones es importante hacerse preguntas clave . Para diseñar las preguntas clave, los directivos están utilizando un numero limitado de KPQs. Los KPQs son las preguntas para las que necesitamos respuestas en términos de ejecutar los objetivos estratégicos principales. Nos facilitan una discusión transversal y enfocada sobre lo que se debe hacer rápido para cumplir con la estrategia. Como la gran cantidad de datos que genera una empresa es imposible de analizar, los KPQs nos facilitan un filtro para enfocarnos solo en lo esencial, ayudándonos a generar los ratios financieros y operativos mas importantes.
Los sistemas abiertos proporcionan una diferenciación de valor gracias a la relación prioritaria con el entorno. También los Sistemas de Información permiten ventajas competitivas para reducir costes y racionalizar estructuras, proporcionando a las empresas mejor capacidad de decisión para optimizar el control en las unidades de negocio. Después de la crisis del 2008 cambiaron muchas cosas en el entorno económico. Aparecieron nuevas leyes y se aplicaron mas regulaciones. Se crearon muchos comités de auditorias, aparecieron mas gestores de riesgos y muchas empresas se volvieron híbridas.
Los sistemas de información han proporcionado muchas ventajas. Los datos y las estadísticas nos permiten hacer preguntas mas importantes y ser mas precisos en los análisis. Cada vez hay menos excusas para integrar los sistemas abiertos que nos permite la tecnología. Los profesionales somos los primeros en poner sobre la mesa los riesgos que supone no añadir todas las herramientas que hay disponibles. Tener una cultura que lo posibilite es ya otra cuestión.
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