Constantemente escuchamos en todas partes la necesidad e importancia de la digitalización en el mundo empresarial y que las empresas que no asuman el cambio van a tener dificultades. El tiempo, nos lo dirá.
Independientemente de esto, la legislación, en la actualidad, juega un papel importante. La normativa fiscal, para este año 2025, impone la obligación para las empresas, pymes y autónomos de utilizar un sistema de facturación denominado VERIFACTU, por tanto, la gran mayoría de negocios o profesionales que realicen operaciones de venta de bienes o servicios estarán obligados a usar este sistema de facturación electrónica.
Esto afecta en mayor grado a autónomos y pymes, pues las grandes empresas ya tiene implementados sistemas de gestión y software desde hace tiempo.
El principal objetivo de este nuevo sistema es alcanzar una mayor transparencia y control en la emisión de facturas , mejorando según hacienda la relación de los contribuyentes con ella.
Por tanto, autónomos y pymes deben adaptarse a esta nueva forma de trabajar, y tendrán que adquirir algún software compatible y homologado para cumplir con hacienda, la digitalización por tanto ya está aquí queramos o no.
¿Qué es Verifactu y cómo funciona?
VERIFACTU es un sistema de facturación electrónica que surge con el objetivo de digitalizar y controlar el proceso de emisión de facturas en tiempo real. De este modo, la AEAT pretende tener un mayor control sobre las operaciones comerciales, eliminando la posibilidad de que se emitan facturas falsas o duplicadas, reduciendo así el fraude fiscal.
Cuando una empresa o autónomo realice una venta o prestación de servicios estará obligado a generar y registrar sus facturas en un formato electrónico específico y enviarlas de forma automática a la AEAT en el momento en que se emiten. Así, cada factura emitida recibirá un código único (CIF), lo que garantiza que todas las transacciones estén perfectamente identificadas y controladas por Hacienda.
La AEAT, va a disponer de la información de todas las facturas emitidas y recibidas por una empresa o autónomo en tiempo real. El control por parte de la administración de hacienda es cada vez mayor
Por tanto, va a ser necesario adquirir un software de facturación compatible, para poder emitir facturas a través de VERIFACTU, este deberá de ser un programa de facturación que cumpla con los requisitos establecidos por la AEAT. Si eres autónomo o pyme, necesitaras formarte en el uso del nuevo sistema de facturación para asegurarte de realizar correctamente todos los procesos de emisión de facturas. Será necesario también tener conexión con la AEAT para que el programa que adquieras esté conectado con la plataforma de WERIFACTU para enviar las facturas de forma automática. Así, no tendrás que preocuparte de hacerlo manualmente. Y como no estar al día de la normativa vigente
La información que la AEAT, va a recibir a través de VERIFACTU de cada factura será: Fecha de emisión de la factura, numero de factura, Identificación del emisor y del receptor (NIF o CIF), Descripción de los bienes o servicios facturados, Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA y el CIF. Lo que supone que la administración Tributaria pueda hacer un control riguroso de las operaciones comerciales , evitando fraudes fiscales y facilitando la supervisión en tiempo real de las transacciones económicas.
La normativa fiscal que regula esta nueva forma de emisión de facturas fue publicada en octubre de 2024 , Orden HAC/1177/2024, regula los requisitos para los sistemas de facturación electrónica en España, promoviendo estándares claros y seguros en la transmisión de datos fiscales. Exige también que los registros de facturación sean inalterables y verificados mediante huellas digitales y firmas electrónicas, protegiendo así la autenticidad de los datos.
Todos los sistemas de facturación deben conectarse a Internet y contar con certificados electrónicos para garantizar la transmisión segura de los datos a la AEAT, permitiendo tanto al contribuyente como a un representante autorizado enviar la información.
Los productores de software de facturación deberán presentar una “declaración responsable” que asegure el cumplimiento de los requisitos técnicos y su compatibilidad con VERIFACTU.
La orden entro en vigor el 29 de octubre de 2024. Y el reglamento indica que el plazo para implementarlo y adaptarlo es julio de 2025. Dada las dificultades que está suponiendo el cambio, se prevé una modificación en los plazos establecidos. Habrá que estar pendiente.
Lo que no cabe duda es que la digitalización ha llegado para quedarse. Y que hay que empezar a asumir el cambio y adaptarse a él lo antes posible.
